Privatlivspolitik
Hvordan vi behandler dine oplysninger
Privatlivspolitik
Opdateret: 03-jan-2024
Sønderborg Statsskole, CVR-nr. 29553874, er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler om dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Vi tager din databeskyttelse alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger.
Kontaktoplysninger
Sønderborg Statsskole
Kongevej 37
6400 Sønderborg
- post@statsskolen.dk
- 7442 3427
Kontortid
Man-Tors kl. 08:00-15:00
Fre kl. 08:00-14:00
DPO (Databeskyttelsesrådgiver)
Har du spørgsmål, er du også velkommen til at kontakte Sønderborg Statsskoles DPO:
Dina Rasmussen: dira@itcfyn.dk
Behandling af personoplysninger
Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Sønderborg Statsskole behandler dine personoplysninger. Vi be-handler kun oplysninger om dig, som er nødvendige og behandles med et formål, og vi behandler altid dine personoplysninger fortroligt.
Datasikkerhed
Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller uautoriseret ad-gang. Vi sikrer, at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt.
Vi holder data ajour
Da vores service er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine personoplysninger. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine personoplysninger. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at dine personoplysninger ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse herom.
Nedenfor kan du se, på hvilket grundlag vi behandler dine oplysninger, til hvilket formål, og i hvor lang tid vi opbevarer dem.
Hjemmesidebesøgende
Når du besøger vores hjemmeside, behandler vi følgende personoplysninger om dig:
• Der indsamles oplysninger som fx cookies, navn og e-mail.
Vi behandler personoplysninger om dig med følgende formål:
• Formålet med oplysningerne er, bl.a., at forbedre og sikre anvendelsen af hjemmesiden, at kunne besvare henvendelser og at du ser på vores hjemmeside.
• For at sikre optimal drift af vores hjemmeside.
Vi behandler oplysningerne på følgende behandlingsgrundlag:
• Du har givet samtykke via cookiebanner (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a).
• Vores legitime interesse, som er at kunne administrere vores hjemmeside (databeskyttelses-forordningen art. 6, stk. 1, litra f).
Personoplysningerne slettes efter maks. 2 år, eller når du tilbagekalder dit samtykke.
Du kan læse mere om de cookies vi bruger om vores cookie politik på siden: Cookiepolitik.
Kontakt
Når du henvender dig til os pr. mail, telefon, kontaktformular på hjemmesiden eller pr. almindeligt brev, behandler vi følgende oplysninger om dig:
• Dine kontaktoplysninger samt indholdet af din henvendelse.
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er, at vi gerne vil yde dig en god service og behandle din henvendelse.
Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:
• Vi behandler dine oplysninger ud fra en legitim interesse i at kunne besvare dine spørgsmål og eventuel indgå en uddybende samtale for at kunne afdække dine behov (databeskyttel-sesforordningens art 6, stk. 1, litra f)
• Vi behandler dine oplysninger ud fra vores interesse i at kunne forsvare eller gøre et eventuelt retskrav gældende (databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 1 og databe-skyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f).
• Vi behandler dine oplysninger idet det er nødvendigt for at opfylde vores retlige forpligtelse (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c)
Dine personoplysninger slettes, når formålet med opbevaringen af personoplysningerne ikke længere er gældende. Dette vurderes konkret ud fra den specifikke henvendelse og henvendelsens karakter.
Sociale medier
Når du liker og / eller følger os på Facebook, Instagram, Linkedin og/eller TikTok, behandler vi følgende oplysninger om dig:
• Dit navn, likes og kommentarer
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at holde interesserede følgere opdaterede på bl.a. at kunne dokumentere elevernes hverdag på skolen og for at markedsføre os.
Vi behandler personoplysninger på følgende behandlingsgrundlag:
• Vores interesse i vores virke som skole samt forbedring af vores hjemmeside og produkt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f)
LinkedIn
Vi er fælles dataansvarlige med LinkedIn for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores side. Det betyder, at vi sammen med LinkedIn skal fordele og fastlægge ansvaret for at over-holde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.
Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her:
Hvis du ikke har en profil på LinkedIn, indsamles der oplysninger om din enhed, lokation/geodata og oplysninger om din adfærd på LinkedIn og udenfor LinkedIn, eks. besøg på hjemmesider.
Hvis du har en profil på LinkedIn, indsamles der også oplysninger, som du har givet tilladelse til i for-bindelse med oprettelse af din profil såsom reaktioner, kommentarer og delinger du og andre foretager.
Vi modtager kun de oplysninger, som du selv sender til os i form af din henvendelse, like eller kom-mentar. Herudover modtager vi anonyme statistiske oplysninger om brugerne fra LinkedIn, via en funktion kaldet LinkedIn Page Analytics.
Hvis du ønsker at slette dine oplysninger hos LinkedIn, skal du slette din profil. Hvis du sletter din profil, betyder det også, at dine opslag, billeder og oplysninger bliver slettet. Har du spørgsmål til Lin-kedIn Page Analytics, skal du kontakte LinkedIn.
Facebook og Instagram
Vi er fælles dataansvarlige med Meta for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores sider på Facebook og /eller Instagram. Det betyder at vi sammen med Meta skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.
Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her
Meta anvender Insights på Facebook /Instagram for at indsamle statistiske oplysninger om besøgen-des adfærd på siden, herunder alder, køn, parforholdsstatus, arbejde, livsstil, interesseområder, op-lysninger om køb og geografiske oplysninger. Til dette formål har Meta placeret cookies på din enhed, når du besøger Facebook/Instagram. Hver cookie indeholder en unik identifikationskode, som forbli-ver aktiv i en periode af to år, medmindre de bliver slettet før udløbet af denne periode. Meta modta-ger, gemmer og behandler dine personoplysninger gennem disse cookies. Vi modtager aggregerede resultater af disse oplysninger.
Du kan at læse mere om Facebooks/Instagrams brug af cookies her:
og
Politik om cookies | Hjælp til instagram
Vi videregiver ikke oplysninger om dig, som vi modtager fra Meta. Meta kan dog videregive oplysnin-ger om dig til tredjeparter. Du kan læse mere om dette under punktet ”hvordan deles disse oplys-ninger” i deres Privacy Policy.
Hvis du ønsker at slette dine cookies, kan du se hvordan via vores Cookiebanner, eller du kan kontakte Meta.
Meta behandler oplysninger om dig, også selvom du ikke har en konto hos dem. Du kan læse mere om dette her:
Metas politik om beskyttelse af personlige oplysninger
TikTok
Vi er fælles dataansvarlige med ByteDance for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores side på TikTok. Det betyder, at vi sammen med ByteDance skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.
Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her:
Advertising on TikTok | TikTok Ads
Vi videregiver ikke oplysninger om dig, som vi modtager fra ByteDance. ByteDance kan dog videregi-ve oplysninger om dig til tredjeparter. Du kan læse mere om dette under punktet ”How We Share Your Information” her:
Rekruttering
Hvis du søger en stilling ved os, vil vi behandle de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter. Det er ikke nødvendigt, at du skriver CPR-nummer.
Formålet med at behandle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.
Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:
• På baggrund af vores legitime interesse, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompeten-cer i forhold til den opslåede stilling (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f).
• Behandlingen af CPR-nummer sker alene, hvis du selv har afgivet det i forbindelse med an-søgningen eller CV’et. Vi behandler CPR-numre for at kunne forsvare eller gøre et eventuelt retskrav gældende (databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 1 og databeskyttel-sesforordningens art. 9, stk. 2, litra f).
Hvis du fremsender personoplysninger af følsom karakter, behandler vi disse på følgende retsgrund-lag:
• Med henblik på at kunne træffe en beslutning om ansættelse, samt eventuelt at sikre over-holdelse af notat- og journaliseringspligten i offentlighedsloven, da beslutning om ansættelses er en afgørelse i forvaltningslovens forstand (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra f).
• Behandlingen af personoplysninger af følsom karakter, sker alene, hvis du selv har afgivet det i forbindelse med ansøgningen eller CV’et. Vi behandler oplysningerne for at kunne forsvare el-ler gøre et eventuelt retskrav gældende (databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 1 og databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f).
Ansøgning og bilag kan gemmes i op til 12 måneder, efter rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvor-efter dine oplysninger vil blive slettet. Formålet med opbevaring efter endt rekrutteringsforløb er at sikre interesser i tilfælde af eventuelle indsigelser om diskrimination, forskelsbehandlinger o. lign. under rekrutteringsprocessen.
Uopfordrede ansøgninger slettes med det samme.
Ønsker vi at gemme din ansøgning med bilag med henblik på mulig fremtidig ansættelse, vil dette ske på baggrund af dit samtykke (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a og databeskyttel-sesforordningen art. 9, stk. 2, litra a).
Elevadministration, undervisning og legater
Elevadministration, undervisning og legater
Når du er elev på Sønderborg Statsskole, behandler vi personoplysninger om dig, for at kunne admi-nistrere din skolegang. Vi registrerer i den forbindelse fx oplysninger om dit skema, dit fremmøde, dit studieforløb, resultater af prøver, års- og eksamenskarakterer samt evt. varsler og afgørelser, hvis du har for meget fravær. Vi behandler dine oplysninger som led i vores offentlige myndighedsudøvelse (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og artikel 9, stk. 2, litra b).
Dine oplysninger slettes når du har afsluttet dit skoleforløb. Dog opbevarer vi oplysninger om dine eksamens og afsluttende standpunktskarakterer i op til 30 år. Dette gør vi på baggrund af en forplig-telse i eksamensbekendtgørelsen. Der kan ligeledes være andre oplysninger, som vi er forpligtiget til at gemme, også efter din skoletid er afsluttet.
Såfremt du søger et legat fra eller gennem Sønderborg Statsskole under og/eller efter at du har af-sluttet dit skoleforløb, behandler vi dine personoplysninger for at kunne administrere din ansøgning. Vi registrerer fx oplysninger om dit navn, cpr-nummer og begrundelse for din ansøgning.
Når du er elev på Sønderborg Statsskole, modtager du et oplysningsdokument om, hvordan vi be-handler dine personoplysninger. Hvis du herefter har du yderligere spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os.
Videoovervårgning
Videoovervågning
Vi har videoovervågning på forskellige områder. Det kan derfor ske, at vi optager en video af dig. Det er skiltet i det konkrete område, hvis der er videoovervågning.
Formålet med videoovervågningen er kriminalitetsforebyggelse og tryghedsskabende.
Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:
• At sikre vores områder mod kriminalitet (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f)
Vi opbevarer overvågningsvideos i 30 dage, medmindre konkrete forhold gør det nødvendigt at op-bevare oplysningerne længere.
Videregivelse af oplysninger
Vi benytter eksterne leverandører/samarbejdspartnere til opbevaring og behandling af oplysningerne. Når vi benytter en databehandler, har vi indgået en databehandleraftale med dem. De behandler der-for udelukkende personoplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål.
Vi prioriterer leverandører fra EU, samt fra tredjelande, som EU Kommissionen har god-kendt ift. beskyttelsesniveauet omkring personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningen art. 45.
I relevante tilfælde videregives personoplysninger til selvstændige datamodtagere, som fx offentlige myndigheder og fly- og hotelselskaber i forbindelse med studieture.
Videregivelse af oplysninger til usikre tredjelande
Vi anvender desuden nogle databehandlere/leverandører i usikre tredjelande. Når tredjelandenes lovgivning ikke tilbyder den samme sikkerhed, som EU gør, har vi skærpede forpligtelser i beskyttel-sen af dine data.
Dine oplysninger kan overføres til datamodtagere i fx USA baseret på EU Kommissionens standard-kontrakter (databeskyttelsesforordningen art. 46, stk. 2, litra c). Hvis du ønsker det, kan du kontakte os for yderligere oplysninger herom samt udlevering af dokumentation på passende garantier.
Dine rettigheder
Du kan ved henvendelse til kontaktoplysningerne øverst på siden:
• få indsigt i dine personoplysninger
• få berigtiget dine registrerede personoplysninger
• få slettet personoplysninger om dig selv
• få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
• få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet) mhp. at overflytte til en anden dataan-svarlig
• gøre indsigelse mod behandlingen
Hvis du giver samtykke til os, er dit samtykke frivilligt, og det har ingen konsekvenser for dig, hvis samtykke ikke gives, kun gives til enkelte punkter eller senere tilbagekaldes.
Tilbagekaldelse af samtykket kan ske til enhver tid ved at benytte kontaktoplysningerne ovenfor.
Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af ovenstående rettigheder, vil vi svare dig indenfor en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for det.
For at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål til ovenstående, kan du henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst på siden.
Hvis du efterfølgende er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine oplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.